SD/aug./11
De overordnede retningslinjer for bestyrelsens arbejde på en
privatskole kan findes i lovgivningen om frie grundskoler og i skolens
vedtægter, der bl.a. fastlægger bestyrelsens sammensætning og
funktionsperiode. Derudover kan det være hensigtsmæssigt at have
en række spilleregler for bestyrelsens arbejde, og de fleste bestyrelser
har da også en forretningsorden med bestemmelser om fordelingen af
opgaver og kompetence mellem bestyrelse og skolens daglige ledelse.
En afstemning af forventninger og en rollefordeling. Man kan med
fordel beskrive hvad, hvordan og hvornår bestyrelsen og skoleledelsen
skal gøre hvad. At bestyrelsens arbejde er tilrettelagt ud fra en mere
eller mindre fast skabelon sikrer også kontinuitet trods eventuel stor
udskiftning i bestyrelsen.
Bestyrelsen varetager den overordnede ledelse af skolen, og dette
foregår på bestyrelsesmøderne, hvis interval det er hensigtsmæssigt at
have en aftale om. Bestyrelsen har i princippet ingen særlige opgaver
mellem de ordinære bestyrelsesmøder, med mindre man i bestyrelsen
organiserer sig i underudvalg, fx økonomiudvalg, byggeudvalg,
markedsføringsudvalg m.v.
Mange bestyrelser har nedsat et forretningsudvalg, der typisk består
af bestyrelsesformanden, næsteformanden og skolens leder. Udvalget
er et praktisk bindeled mellem bestyrelsen og skoleledelsen. Det kan
forberede sager til bestyrelsen eller have egentlig handlekompetence.
Skolens ledelse varetager den daglige ledelse af skolen, herunder
personaleledelse og kontakten til elever og forældre. Faste procedurer
for hvordan skolelederen orienteres, hvis ansatte, forældre eller elever
henvender sig til bestyrelsesmedlemmer kan sikre den helt nødvendige
tillid mellem bestyrelse og skoleledelse.
Den optimale ledelse af skolen finder sted, hvor der er et ligeværdigt
og tillidsfuldt samarbejde mellem bestyrelsen og skolens daglige
ledelse. Klare aftaler om hvornår og hvordan og hvad, der informeres
om fra skoleleder til bestyrelse og fra bestyrelse til skoleleder skaber
gennemsigtighed og tryghed hos alle parter.
Rammerne for bestyrelsens arbejde skal være på plads. Det vil sige,
at der ikke skal herske tvivl om bestyrelsens konstituering, valg af
formand og regler for bestyrelsesmedlemmernes indtræden og
udtræden af bestyrelsen.
Møderne skal rammesættes således, at man med sikkerhed ved, hvem
der har adgang til møderne, og at regler for beslutningsdygtighed og
regler vedrørende habilitet og tavshedspligt kendes.
Hvordan, hvornår og hvor tit og af hvem der indkaldes til bestyrelsesmøder
skal være på plads, ligesom regler for dagsorden og referat
skal være tydelige.
Indholdet af bestyrelsesmøderne kan være blandet afhængigt af
skolens aktuelle situation. Men det er tilrådeligt at have en form for
”Årets gang” på bestyrelsesmøderne, således at bestyrelsens primære
ansvarsområder vendes minimum én gang årligt, og der kan gøres
status og laves nye handleplaner frem mod målene for området.
Skolens økonomi er det vigtigste indholdsmæssige område for
bestyrelsen og bør være på dagsordenen ved hvert bestyrelsesmøde.
Skolens bygninger er så konkret et arbejdsområde for bestyrelsen
og er, ligesom økonomien, ofte en helt naturlig del af bestyrelsens
mødedagsorden. Køb og nybyg er ekstraordinære emner, hvorimod
drift, vedligehold og sikkerhed skal have sin faste plads på nogle af
møderne.
Generalforsamlingen er naturligvis en årligt tilbagevendende begivenhed,
der skal planlægges. Bestyrelsens opgaver i forhold til skolens
personale er ikke den daglig personaleledelse, men det er til gengæld
organisation af skolens virksomhed, rekruttering og fastholdelse af
personale, kompetenceplaner og arbejdsmiljø, alt sammen emner til
drøftelse på bestyrelsesmøderne. Ligeledes er de for personalet så
vigtige lønpolitikker og personalepolitikker.
Skolens grundlag - formål, værdigrundlag, lovgivning, tilsyn og vedtægter
– er de fyldigste områder i bestyrelsens arbejde, men måske
det, der fylder mindst på bestyrelsesmøderne. En aftale om, at disse
ting skal på dagsordenen mindst en gang årligt, sikrer, at bestyrelsen
hæver sig op på et mere overordnet niveau at betragte skolens
virksomhed fra og at der lægges strategier, tales visioner, fastlægges
indsatsområder og målsætninger.
En måde at varetage den overordnede ledelse af skolen, uden for
mange knaster, er ved at strukturere og rammesætte så meget af
bestyrelsesarbejdet som muligt. Det er et sikkerhedsnet spændt ud, så
man kan opleve en vis orden og tryghed i forhold til en ansvarsopgave,
der af og til kan synes lidt uoverskuelig.